Dokumentenmanagementsysteme

DMS im 21. Jahrhundert

Unter einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) verseht man ein System zur Verwaltung und Speicherung verschiedenster Arten von Dokumenten und Dateien. Ein DMS sollte als zentraler Datenspeicher in einer Firma oder Organisation die Möglichkeit bieten, Texte, Bilder, Präsentationen oder Memos abzulegen.

Wer suchet, der findet

Um Dokumente innerhalb eines DMS zu finden, selbst wenn man den exakten Dateinamen oder den Speicherort der Datei nicht genau kennt, ist es nützlich wenn eine Volltextsuche zur Verfügung steht. Leistungsfähige Dokumentenmanagementsysteme durchsuchen die hochgeladenen Dateien und bilden einen Index über alle verfügbaren Inhalte. So kann der gesuchte Inhalt schnell wiedergefunden werden. Eine Alternative hierzu ist das manuelle Einsortieren in Bibliotheken über hierarchische Strukturen.

Wer gibt Ihnen das Recht...

So nützlich eine Volltextsuche auch sein mag, man möchte vielleicht nicht jedem, der Zugriff auf das DMS hat, gleichzeitig Zugriff auf alle darin gespeicherten Daten gewähren. Um einzelne Dokumente vor unbefugtem Zugriff zu schützen und einzelne Ablageordner nur für einen autorisierten Nutzerkreis, beispielsweise ein Projektteam, zu öffnen verfügen DMS über ein fein abstufbares Rechtemanagement. Damit ist sehr genau steuerbar, welche Nutzergruppe Dokumente in einer Hierarchie verändern, lesen oder gar löschen darf. Der einzelne Anwender wiederum wird anschließend in Gruppen einsortiert. Die kann zum einen an der Abteilung orientiert sein, in der der Nutzer für gewöhnlich arbeitet. Zusätzlich kann Zugriff auf Projekte gewährt werden, in denen der User mitarbeitet.

Wer versioniert, gewinnt

Damit Änderungen nachzuvollziehen und gegebenenfalls rückgängig zu machen sind, verfügen alle modernen Dokumentenmanagementsysteme über eine Versionierungsfunktion. Hierdurch wird bei jedem Speichervorgang eine neue Minor-Version angelegt, beispielsweise von Version 0.23 auf 0.24 erhöht. Dies geschieht automatisch im Hintergrund und so ist es möglich Änderungen, die ein Benutzer an einer Datei getätigt hat, nach zu verfolgen. Hat ein Dokument eine definierte Reife erreicht, wird meist eine Major-Version markiert. Dann erhält die Datei die Version 1.00. Und die Versionierung schreitet in den Minor-Schritten fort.

Feine Technik

Realisiert sind nahezu alle gängigen Systeme als Server, die über ein Web-Frontend bedient werden. Es gibt unzählige Anbieter von Dokumentmanagementsystemen, doch in der Unternehmenswelt stößt man meist auf einen der beiden größten Vertreter, Microsoft Sharepoint oder Alfresco. Der Unterschied ist offensichtlich: Währen das Microsoft-Produkt mit der hauseigenen Office-Familie reibungslos ineinandergreift und mit Outlook zusammenspielt, konzentriert sich Alfresco auf ein vom eingesetzten Office-Paket unabhängiges Vorgehen. Ein weiterer Unterschied ist das Lizenzmodell. Alfresco ist ein Open-Source-Projekt, das den Quelltest offenlegt und somit jeder Firma die Möglichkeit gibt, das DMS selbst an die eigenen Bedürfnisse anzupassen und zu erweitern. Microsoft-Produkte sind klassischerweise "Closed-Source", der Programmcode liegt nicht offen und Erweiterungen muss man beim Hersteller entwickeln lassen.

Fazit

Welches DMS man nun auch immer einsetzen mag: Die Kernfunktionen unterscheiden sich nicht. Die Spreu vom Weizen trennt sich hingegen schnell bei den Themen Integration, Lizenzmodell und Anpassbarkeit des Dokumentenmanagementsystems.

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Gutes Hamburger Institut für professionelles Wirtschaftsenglisch für Firmenkunden.

Das Dienstplanprogramm von Easy Pep spart wertvolle Zeit bei der Dienstplanung.

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